Checklist zwangerschap werknemer. Wat regel je stap voor stap?

Als een medewerker naar je toekomt om te vertellen dat ze zwanger is, komt er veel op je af. Je wilt het goed regelen, maar ook het werk draaiende houden. Volg deze checklist zodat je niets vergeet:

1. Direct doen: eerste gesprek

☐ Feliciteer de medewerker
☐ Plan een 1-op-1 gesprek (rustige plek)
☐ Vraag: “hoe voel je je en wat heb je nu nodig?”
☐ Bespreek globale planning richting verlof
☐ Maak afspraken over privacy (wie mag het weten?)

Dit voorkomt misverstanden en geruchten op de werkvloer.

2. Werk checken en aanpassen

☐ Breng taken in kaart (staan, tillen, tempo, werktijden)
☐ Check of er risico’s zijn (zwaar werk, kou, sterke geuren, chemische stoffen, stress)
☐ Pas taken aan waar nodig
☐ Leg afspraken vast (kort mailtje is genoeg)

Twijfel je? Plan dan een preventief spreekuur in bij de bedrijfsarts.

3. Praktisch afstemmen in de planning

☐ Bespreek aanpassingen in werktijden
☐ Plan extra pauzes of kortere diensten
☐ Houd rekening met zwangerschapscontroles
☐ Zorg dat collega’s weten waar ze aan toe zijn

Zo blijft het team draaien zonder frustratie.

4. Regel het verlof en de vervanging

☐ Noteer de verwachte bevallingsdatum
☐ Bespreek start zwangerschapsverlof (6, 5 of 4 weken voor de uitgerekende datum)
☐ Regel tijdelijke vervanging of herverdeling werk
☐ Maak een overdrachtslijst

Let op! Is je medewerkster ziek, dan start het verlof altijd 6 weken voor de uitgerekende datum.

5. UWV-uitkering aanvragen

☐ Vraag de medewerker om een zwangerschapsverklaring
☐ Vraag de zwangerschaps- en bevallingsuitkering aan via het UWV Werkgeversportaal
☐ Doe de aanvraag uiterlijk 2 weken vóór de start van het verlof
☐ Geef na de bevalling de geboortedatum door aan UWV

Bij zwangerschap betaalt UWV het loon door.

Blijf in contact
Deze lijst is niet statisch. De situatie kan veranderen tijdens een zwangerschap. Plan daarom vaste momenten om bij te praten, bijvoorbeeld één keer per maand. Vraag hoe het gaat en of het werk nog past. Werk de overdracht steeds een stukje bij. Maak ook afspraken over contact tijdens het verlof en na de bevalling. Als alles vooraf duidelijk is afgesproken, geeft dat rust aan beide kanten.

Wat heb jij hieraan?
Je voorkomt verzuim en behoudt overzicht in je planning. Bovendien laat je zien dat je een goede werkgever bent. En eerlijk is eerlijk: dat merken collega’s ook.